Budgetten en doelen invoeren en bewerken in Power BI

Vaak krijgen we de vraag of het ook mogelijk is om in Power BI extra gegevens aan het model of de dataset toe te voegen of bestaande gegevens te bewerken. Power BI zelf is een tool voor datavisualisatie, waarin het wel mogelijk is om bijvoorbeeld een target via een grafiek inzichtelijk te maken. Gegevens in een model of database toevoegen of bewerken kan in een aantal gevallen echter ook handig zijn, bijvoorbeeld waar het gaat om budgetten (als die niet in de bron zijn opgenomen of verkoopdoelen. Met de integratie van Power Apps in Power BI is ook dat mogelijk.

Power Apps
Power Apps is een zogenaamde low-code tool van Microsoft waarmee eenvoudig mobiele apps en webapps kunnen worden gebouwd. Power Apps kan verbinding maken met veel verschillende data sources om data toe te voegen en te bewerken. Een mooi voorbeeld hiervan is bijvoorbeeld een app om de targets van de sales managers bij te werken. Deze targets kunnen dan in Power BI weer worden afgezet tegen de huidige verkopen. Een simpele manier om data invoer en visualisatie binnen een omgeving mogelijk te maken.

 

Power Automate
Het gebruik van Power Apps heeft, mede door de eenvoud om een app te kunnen ontwikkelen, ook wat beperkingen. Het is erg makkelijk om data in een tabel in een SQL database te bewerken, maar meer geavanceerde bewerkingen zoals het gebruik van triggers en procedures zijn niet mogelijk. Dit kan afgevangen worden met Power Automate. In Power Automate kunnen workflows worden ontwikkeld om de meer complexere data bewerkingen te doen. Deze flows kunnen dan weer binnen Power Apps en Power BI worden aangeroepen.

Integratie Power BI
Met de visualisaties "Power Apps for Power BI" en "Power Automate for Power BI" is het mogelijk om de apps en flows die in de verschillende tools zijn gemaakt te integreren in Power BI. Het is dan ook mogelijk om data vanuit Power BI als input te gebruiken voor de app of de flow. Het gebruik hiervan werkt eigenlijk op dezelfde manier als het gebruik van een andere visualisatie.


 

Kosten
Power Apps en Power Automate zijn in de basis gratis te gebruiken. Echter loop je al snel tegen het feit aan dat je premium functies nodig zult hebben. Excel en CSV-files bewerken kan, maar een connectie met een SQL Server database valt onder de premium functionaliteit. Afhankelijk van de functionaliteit kan er een abonnement per app, per gebruiker of per actieve gebruiker worden afgesloten.

Conclusie
Met Power Apps en Power Automate is het mogelijk om je data te verrijken vanuit power BI. Het maken van de apps en flows is erg eenvoudig en daarom een goede vervanger voor de bekende csv's en excel-files met targets en budgetten. Geavanceerde bewerking is ook mogelijk, maar dat vergt toch al snel wat meer kennis en kunde en het gebruik van Power Automate.