Digitaal dossierbeheersysteem voor advocatuur

Ricoh heeft de introductie van `Meesterwerk' aangekondigd, een digitaal dossier- en documentbeheersysteem speciaal voor de advocatuur. Het grootste voordeel voor advocatenkantoren is tijdwinst: de dagelijkse zoektijd naar documenten binnen dossiers wordt beperkt van anderhalf uur naar een half uur per advocaat. Daarnaast maakt Meesterwerk het mogelijk om buiten kantoor, bijvoorbeeld op de rechtbank tijdens een zitting, in een beveiligde omgeving toegang te hebben tot alle dossiers in de kennisdatabank.

Uit onderzoek van Ricoh blijkt dat advocaten gemiddeld anderhalf uur per dag zoeken naar documenten en dossierinformatie. Tijd die beter declarabel gemaakt kan worden. Meesterwerk kan deze tijd terugbrengen naar een half uur per dag, wat een jaarlijkse besparing van 50 tot 60 duizend euro per advocaat oplevert. In de beveiligde digitale omgeving kunnen documenten en dossiers, inclusief e-mails en bijlagen, optimaal worden beheerd en processen en taken kunnen worden gevolgd. Daarmee vormt Meesterwerk een complete kennisdatabank binnen advocatenkantoren.

Veel advocatenkantoren hebben nog geen stappen hebben gezet om hun dossiers te digitaliseren en dossiers digitaal te verwerken. Dit is zorgwekkend, omdat vanaf 2015-2016 alle rechtbanken over gaan op digitaal verkeer. Vanaf die periode moeten dus ook alle advocatenkantoren hun dossiers digitaal verwerken en beheren. Binnen de advocatuur wordt wel al veel gebruik gemaakt van digitale tijdschrijfsystemen, digitale dossiers zijn echter eerder uitzondering dan regel.

Paul Aantjes, Market Development Manager van Ricoh: "Het is geen toeval dat juist nu de vraag naar digitale dossierbeheersystemen steeds groter wordt. Met de aanstaande digitalisering binnen de hele rechtspraak, ontstaat er behoefte aan een systeem dat het zoeken naar dossiers eenvoudig en snel laat verlopen. Advocatenkantoren kunnen efficienter werken en zijn er zeker van dat alle informatie veilig staat opgeslagen, omdat alle data versleuteld is. De kosten voor het gebruik van Meesterwerk zijn daarnaast eenvoudig in de hand te houden, omdat het pakket wordt aangeboden in abonnementsvorm per gebruiker. Overstappen is daarnaast heel eenvoudig, en kan volledig begeleid worden. In feite staat niets de advocatuur in de weg om slim en efficient te digitaliseren, en daarmee kosten te besparen."