Visie: De nieuwe generatie Managed Print Services

Met de groei van mobiliteit, BYOD, cloud computing en big data, zien we onze digitale en papieren werelden steeds verder samensmelten. Dat betekent ook dat we, meer dan ooit tevoren, betere toegang nodig hebben tot informatie. Onderzoek van Gartner toont aan dat CIO’s dit jaar vooral investeren in Business Intelligence & Analytics, toegang tot informatie dus. 

Ik ben ervan overtuigd dat bedrijven Managed Print Services (MPS) nog veel verder kunnen benutten om informatie voor ze te laten werken. De kunst is om verder te kijken dan de P van printen, om MPS te zien in relatie tot de bedrijfsprocessen. 2013 lijkt me nu hét jaar om daar mee te beginnen.

Verder dan kostenbesparing
Onderzoek van Quocirca laat zien dat meer dan 50 procent van organisaties met meer dan 1.000 medewerkers een vorm van MPS hebben uitgerold en meer dan een derde van die bedrijven maakt al meer dan drie jaar gebruik van MPS. Nu veel van die bedrijven toe zijn aan een nieuw MPS-contract, kijken ze vooral naar een manier om de kosten nog verder terug te dringen en nog efficiënter te werken. Met de nijpende behoefte aan toegang tot informatie, zouden bedrijven voor hun volgende MPS-aanpak juist verder moeten kijken dan alleen kostenbesparing.

De volgende generatie MPS, kijkt naar de mogelijkheid om aan te sluiten op bedrijfsprocessen zoals IT, boekhouding, payrolling, HR en andere niet-corebusiness. Quocirca omschrijft deze next generation MPS met behulp van drie zuilen: 1. Enterprise printing (kantoor, repro en mobiel gecombineerd met services en supplies), 2. BPS oftewel business process services (optimaliseren van papieren en digitale workflows) en 3. ITS of IT Services (print server management, geïntegreerde helpdesk en ITIL). Deze drie zuilen dragen bij aan een integrale benadering van informatie en papiergedreven of digitale processen,waar dan ook binnen de organisatie. Toch zal het voor veel bedrijven nog een grote stap zijn om daar te komen. Daarom drie eyeopenersom de eerste stap te zetten naar de volgende generatie MPS:

1. Denk in informatie, niet in papier
Veel bedrijven vertrouwen nog steeds zwaar op papier om hun bedrijfsprocessen te ondersteunen, of dit nu de boekhouding is of HR. MPS kan helpen om de informatie op papier en in digitale bronnen op deze afdelingen op een slimme manier te organiseren en niet alleen beschikbaar te stellen op kantoor, maar ook mobiel en op afstand. Het papierloze kantoor is dichterbij dan je denkt.

2. Haal meer uit multifunctioneel
Een van de meest significante manieren om kosten te besparen en meer productiviteit in bedrijfsprocessen te bereiken, is om meer uit je multifunctionele printer te halen. MFP-gebruik is vaak beperkt tot printen, kopiëren en scannen. Dat terwijl deze machines als volwaardigedocumentverwerkingshubs kunnen worden ingezet, met de mogelijkheid tot capturing, routering en archivering van documenten. Documenten kunnen direct in systemen worden gescand, zoals ERP- of ECM-systemen, en zelfs in cloudgebaseerde systemen zoals dropbox of Office 365.

3. Maak gebruik van synergie
Je kunt ook denken aan volledige uitbesteding van bedrijfsprocessen, bijvoorbeeld het managen van facturatieprocessen, HR ondersteuning, financieel administratieve processenen IT-outsourcing. Door te kiezen voor één leverancier voor MPS, BPS en ITSmaak je gebruik van de mogelijkheden van synergie, schaalvoordelen en integraal beheer. De leverancier draagt zorg voor de integratie van de verschillende diensten en garandeert gestroomlijnde processen en financiële controle door een totaalinzicht in de eisen, regels en mogelijkheden. Je op-de-toekomst-voorbereide MPS-leverancier wordt daarmee een heuse business partner.

Ed Hoogreef, Xerox Nederland