Defensie stroomlijnt Host Nation Support met SAP-technologie

Nederland treedt regelmatig op als gastheer voor buitenlandse legereenheden. Als eindstation voor trainingen, of als doorvoerland naar bijvoorbeeld Duitsland of Polen. De verzoeken en afwikkeling hiervan verloopt via allerlei kanalen: telefoon, Excel en zelfs per fax. Daaraan komt binnenkort een einde dankzij iHNS: een op SAP Cloud Platform ontwikkelde innovatie van het ministerie van Defensie en SAP-partner Capgemini.

Nederland verleent gastlanden niet alleen toestemming voor gebruik van het grondgebied, maar ondersteunt de buitenlandse eenheden daarnaast met bijvoorbeeld munitie, catering en kantoorruimte. Dat heet in defensiejargon ‘Host Nation Support’ (HNS).

Gastlanden kunnen een HNS-verzoek via een zogeheten ‘letter of intent’ indienen bij het Nederlandse Ministerie van Defensie. Daarbij vragen ze niet alleen toestemming voor hun aanwezigheid, maar dienen ze ook een ‘list of requirements’ in: een lijst van voorzieningen waarvan het gastland gebruik wenst te maken. Defensie beoordeelt deze aanvragen en overlegt vervolgens met het gastland details als de te nemen route en andere voorwaarden.

Fax en Excel-lijsten
Nederland krijgt met name vanuit de Verenigde Staten, Duitsland en Polen regelmatig een HNS-verzoek. Deze aanvragen verlopen nu nog langs allerlei communicatiekanalen, zoals per telefoon, e-mail en zelfs fax. Medewerkers hielden de details rondom een HNS-aanvraag bij in Excel-lijsten. Verschillende medewerkers waren bovendien verantwoordelijk voor verschillen deeltaken, wat het overzicht in de status en voortgang van een iHNS-aanvraag niet ten goede kwam. Daarom besloot het Nederlandse Ministerie van Defensie in 2018 dat het anders moest. Via een hackathon zocht het naar een veelbelovende oplossing. Uiteindelijk bood de oplossing van Capgemini de meeste potentie. De applicatie ‘iHNS’ (interactive Host Nation Support) is de afgelopen tijd verder doorontwikkeld en gaat waarschijnlijk eind dit jaar live.

Webgebaseerd platform
iHNS biedt een centraal, webgebaseerd platform waarop alle processen rondom HNS samenkomen. Dat platform draait op het SAP Cloud Platform. Aanvragende landen kunnen op een overzichtelijke manier hun verzoeken en lists of requirements indienen. Defensie kan vervolgens deze aanvragen bekijken en deze goedkeuren of hierop reageren.

Dat werkt prettig, beaamt Han van Bussel, Plaatsvervangend Souschef bij Taskforce Logistiek Defensie. “De betrokken landen kunnen op ieder moment de status en voortgang inzien, en bovendien met elkaar communiceren. Het komt bijvoorbeeld wel eens voor dat landen een verzoek indienen voor een dag die minder goed uitkomt, zoals Koningsdag. Dat soort zaken kunnen we via het systeem direct terugkoppelen. Daarbij is alles zo gebruiksvriendelijk mogelijk ingericht, een handleiding is overbodig.”

Scrum
De applicatie is volgens de scrum-methode doorontwikkeld. Dat is een heel andere aanpak dan Defensie gewend was. Van Bussel: “Normaal gesproken maken we van tevoren een uitgebreide lijst van eisen en plan van aanpak. Dat was voor ons wennen, maar uiteindelijk heeft het goed uitgepakt. Voor ons was Capgemini in dit traject niet alleen het technisch ontwikkelbureau, maar een partner. Ze denken met ons mee en zijn kritisch. Het is heel waardevol dat iemand bevraagt waarom we de dingen eigenlijk doen zoals we ze altijd doen.”

Die meedenkende houding heeft geleid tot concrete veranderingen in het HNS-proces. “Voorheen koos het gastland zelf een aankomsthaven uit. Dat pakte niet altijd goed uit. Zo kun je een lading met munitie niet in iedere haven lossen. Wij wijzen voortaan een haven toe.”

Low code
De applicatie is ontwikkeld met behulp van het low-codeplatform Mendix. Dat versnelde het ontwikkeltempo, maar de keuze voor dit platform heeft volgens Guido ter Riet, Account Manager bij Capgemini, ook een andere reden. “Mendix biedt out-of-the-box een goede ondersteuning voor SAP S/4HANA. Dat is waardevol, want op termijn wil Defensie naar dit platform overstappen. “Met een Mendix-gebaseerd systeem kun je daar gemakkelijk op aansluiten. De ‘core’ van S/4HANA kan dan zo clean mogelijk blijven”, aldus Ter Riet.

De komende tijd lichten Defensie en Capgemini iHNS nog een keer goed door en wordt het systeem gevuld met alle zaken die Nederland ter beschikking kan stellen. Vervolgens is het de bedoeling dat de Verenigde Staten als eerste aanhaken, waarna Duitsland en Polen volgen. Ook staat er voor de nabije toekomst een systeem voor het beheren van alle processen rondom de transport van konvooien en de afstemming daarvan met Rijkswaterstaat op de rol. Deze applicatie ‘iMobility’ staat al grotendeels in de steigers.

Voortrekkersrol
Nederland wil volgens Van Bussel met het nieuwe platform een voortrekkersrol vervullen. “Er is eigenlijk nog geen internationaal systeem voor HNS. Ieder land doet het op zijn eigen manier. Andere landen hebben al interesse getoond in onze aanpak. Het zou natuurlijk mooi zijn als straks ook andere landen gebruikmaken van iHNS en deze applicatie de standaard wordt binnen de EU of de NAVO”, besluit hij.