myBrand optimaliseert toegankelijkheid HR-flow van Royal Avebe met SAP-innovatie

myBrand, SAP- en OutSystems-dienstverlener en -kennispartner, heeft de handen ineengeslagen met Royal Avebe voor de ontwikkeling van HR Forms. Als schil over SAP SuccessFactors Employee Central, maakt HR Forms het mogelijk voor leidinggevenden en medewerkers om in Employee Central HR-processen zelf te starten via op maat gemaakte formulieren. In deze formulieren wordt alleen de informatie uitgevraagd die relevant is voor het betreffende proces. Dit voorkomt telefoontjes over en weer en dubbel werk, en optimaliseert de verschillende HR-workflows binnen Royal Avebe.

Een pilot van drie maanden met een formulier voor contractverlengingen liet tien leidinggevenden binnen Avebe kennismaken met HR Forms. Waar de leidinggevenden voorheen contact opnamen met de HR Business Partner die de mutaties vaak per e-mail doorstuurde naar het HR Service Center, vulden ze nu zelf in HR Forms een formulier in met enkel de velden die nodig zijn om de contractverlenging te realiseren. Een proces dat na de pilot door de leidinggevenden bestempeld werd als simpel, intuïtief en snel.

Volgens applicatiemanager HR Inge Kielman bij Royal Avebe, kan een leidinggevende of medewerker voor veel van de HR-workflows heel goed zelf mutaties doorvoeren, als het voor hen duidelijk is hoe ze dit kunnen doen. "Omdat het binnen Employee Central in onze optiek niet gebruiksvriendelijk genoeg is vanwege de vele velden die ze te zien krijgen, hebben we dit belegd bij het HR Service Center. myBrand heeft met HR Forms precies ontwikkeld wat ik voor ogen had: een systeem waarmee je formulieren kan bouwen zodat leidinggevenden en medewerkers nu rechtstreeks mutaties doorsturen naar Employee Central zonder daarvoor te hoeven mailen of bellen met het HR Service Center. myBrand ziet hoeveel waarde het heeft om naar de klant te luisteren: ze hebben met HR Forms precies ingespeeld op wat we nodig hebben om onze HR-processen te optimaliseren.”

Jaron Frenk, software developer bij myBrand, vult aan: “Ondanks de automatiseringsmogelijkheden van SuccessFactors, zie je dat het niet altijd even toegankelijk is voor mensen die er niet dagelijks in werken. Zij pakken dan sneller de telefoon of sturen een mailtje om HR-processen af te handelen. Samen met Royal Avebe hebben we een framework ontwikkeld dat hierop inspeelt en leidinggevenden alleen datgene laat zien wat ze nodig hebben om een HR-workflow in gang te zetten. Het is mooi om te zien dat we op deze manier gezamenlijk innoveren. We hebben nu een generiek product waarmee we bedrijven die werken met SuccessFactors kunnen helpen om HR-workflows voor leidinggevenden en medewerkers makkelijker te maken.”