Reportage: Nieuwe werkgroep helpt bij partnerkeuze Dynamics

Een ingrijpende keuze voor een CIO of IT-manager is niet alleen die voor nieuwe technologie, maar ook die voor de juiste partner om deze technologie succesvol te implementeren. De Dynamics user group erkent dit probleem, en heeft daarom deze week de werkgroep Partnerkompas in het leven geroepen. Voorzitter hiervan is Robin van Noort, ICT Manager bij Koninklijke Metaalunie.

“Het selecteren van de juiste partner bij de implementatie van Dynamics is een ondergeschoven kindje”, zegt Van Noort. “Het is lastig om daar de juiste informatie over te krijgen. Microsoft biedt weliswaar Pinpoint, maar voor de meeste gebruikers blijkt dat ontoereikend. Vanuit de Dynamics User Group speelt al langer de wens om dit beter te organiseren. Dat gaan we nu doen in de werkgroep Partnerkompas.”

Beter presteren

Belangrijk in de keuze van een partner vindt hij dat deze toegevoegde waarde biedt, zoals kennis van specifieke branches en processen. “Het is goed om iemand te hebben waar je je aan kunt optrekken. Daar ga je zelf ook beter van presteren, of het nu in de sport is of in de zakelijke omgeving. Daar moet je naar op zoek gaan. De cultuur moet passen, en het is daarom zaak dat de implementatie-partners verstand hebben van de business zodat ze kunnen fungeren als sparringpartner.”

Nu de werkgroep van start is gegaan is het eerste doel om een team samen te stellen waarin de taken worden verdeeld. Zowel Microsoft als de implementatie-partners zullen actief worden betrokken bij de werkgroep. “Transparantie wordt overal steeds belangrijker, kijk maar naar de vele vergelijkingssites. En omdat de vraag naar CRM-pakketten nog steeds toeneemt is ook daar de vraag naar meer openheid en informatie groot.”

Support vervallen

Een nieuw ERP-systeem kiezen is inderdaad niet makkelijk, zo ondervond BERG, leverancier van buitenspeelgoed als skelters en trampolines. Wat nog lastiger is, is het kiezen van de juiste partner. Welke uitdagingen kwam BERG tegen op de weg naar een nieuw ERP-systeem? Wat zijn de valkuilen en de uitdagingen bij het kiezen en laten implementeren van een nieuw systeem? Henk van de Stroet, Manager ICT bij BERG, vertelt over zijn ervaringen met de implementatie van Microsoft AX.

“Wij merkten dat we een beetje aan het einde van de techniek waren. De support van Microsoft voor ons systeem was vervallen, onze wensen waren veranderd en we wilden gebruik maken van nieuwe technieken.” BERG maakte gebruik van Navision. Aan het begin van de zoektocht naar het perfecte ERP-systeem stond niet vast dat het bedrijf opnieuw in zee zou gaan met Microsoft. “Voor ons was het belangrijk dat het nieuwe ERP-systeem aansluit bij onze business. We wilden het systeem zoeken dat het beste aansloot bij onze eisen en wensen.”

Eisen

BERG besloot daarom eerst die eisen en wensen overzichtelijk in kaart te brengen. “In het management team hebben we de wensen besproken. Wat willen wij? Hoe ziet de toekomst voor ons eruit?” Voor BERG speelde mee dat zij groei verwachten in buitenlandse activiteiten. “Dan is het belangrijk dat je het systeem overal in kan zetten, in welk land of vestiging je ook actief bent.”

“We zijn één voor één al onze bedrijfsprocessen in een schema gaan zetten.” Dit bleek een goed hulpmiddel om alles in kaart te krijgen. “Tot halverwege de implementatie hebben we hier wat aan gehad. Daar hadden we dus helemaal geen consultants voor nodig. We hebben het simpel gehouden en we hadden voldoende kennis in huis.”

Daarna begon de zoektocht naar de juiste combinatie van ERP-systeem en leverancier. “De gedachte was: we gaan een aantal leveranciers aanschrijven met de hele eisen- en wensenlijst. Daar mogen zij op reageren. Met het bedrijf dat het best scoorde wilden we nogmaals gaan praten. Dat hebben we ook gedaan. Alle ERP-pakketten die in onze markt passen zijn toen wel voorbij gekomen.” Uiteindelijk kwam BERG tot de conclusie dat het Microsoft pakket toch het beste aansloot. “Commercieel was het ook interessant vanwege de licenties. Het systeem kon alles wat wij wilden.”

Technische kennis

Daarna ging BERG op zoek naar de leverancier die aan hun wensen voldeed. “We wilden een nieuw AX systeem, maar dat was pas net op de markt. Daar was nog geen referentiemateriaal over. De leveranciers konden nog geen klanten laten zien waar ze dit al geïmplementeerd hadden. We hebben bij twee partners daarom het oude systeem bekeken dat ze bij klanten hebben geïmplementeerd en dat als referentie gebruikt. Uiteindelijk zijn we voor de partner gegaan waar we al tien jaar mee samenwerkten. Achteraf bleek dit geen goede beslissing te zijn geweest.”

“De consultants die de implementatie deden, zaten bij ons het pakket te leren. Onze medewerkers wisten er soms meer vanaf. Gedurende de implementatie hebben we steeds dingen moeten omgooien, omdat ze zelf alles eerst moeten uitzoeken. De technische kennis hadden ze wel als het om het pakket van 2009 ging, maar de kennis over het nieuwe pakket was onvoldoende.” De technische uren liepen hoog op en het project kreeg met vertraging te maken. “De live-gang moest daardoor ook worden uitgesteld. Die verliep moeizaam. In februari hebben we een groep consultants moeten laten komen omdat er zo veel problemen waren.”

Ervaring versus prijs

Tot juni heeft BERG nog met diezelfde partner geprobeerd zoveel mogelijk punten af te ronden. “Ook dat verliep moeizaam, voor hen was het project vanwege de uren allang niet meer rendabel, en voor ons liep het ook niet meer prettig. Daarom zijn we opnieuw op zoek gegaan naar een partner. We hebben veel bedrijven gebeld en hen om referenties gevraagd van AX-aanbieders. Zo hebben we een nieuwe partner gevonden. We hebben hierbij minder op de kosten gelet dan bij de eerste implementatie. We weten nu ondertussen dat een kundige partner zichzelf terugbetaalt. Vanaf oktober werken we nu met deze partner. Wat zij binnen een paar maanden bij ons hebben bereikt, dat is echt wel heel bijzonder.”

De ervaringen van BERG zijn een waardevolle aanvulling in de werkgroep. “Als je een partner gaat kiezen, zorg dat hij kan bewijzen dat hij de kennis echt in huis heeft die je nodig hebt. Ook hebben wij geleerd dat je soms misschien niet voor de nieuwste versie moet kiezen, omdat er toch te weinig expertise is op dat gebied. Daarnaast moet je niet blind afgaan op een lange relatie die je al hebt. En, laat prijs niet leidend zijn in de keuze voor een partner. Ervaring is belangrijker dan prijs en die ervaring betaalt zich gedurende het project zeker terug.”