Naar de cloud, hoe krijg je de hele organisatie mee?

Er zijn allerlei redenen waarom organisaties ervoor kiezen om hun on-premise omgeving naar de cloud te verplaatsen, denk aan kostenbesparing, meer flexibiliteit en beter om kunnen gaan met een steeds complexere IT-infrastructuur.

Zo'n migratie naar de cloud is een aanzienlijke operatie waar de hele IT-organisatie mee te maken krijgt. Het is dan ook niet voldoende om alleen te kijken naar de infrastructuur en de diensten. Uiteindelijk zal alles wat een relatie heeft tot het on-premise datacenter veranderen, van zelfontwikkelde systemen tot fileservers, telefooncentrales en virtuele werkplekken. Daarom is een cloudtransitie alleen succesvol als de hele organisatie erachter staat. Dit vraagt om een doordachte strategie, zodat je achteraf niet tegen onvoorziene problemen aanloopt. Arnold de Boer, Product Owner bij Info Support, geeft vijf tips om rekening mee te houden.

1. Betrek de belangrijkste medewerkers vanaf het begin
Zo heeft de transitie veel meer kans van slagen. Managers hebben een voorbeeldfunctie en het is belangrijk dat zij hun visie op de verandering vanaf het begin kenbaar maken. Zo kunnen ze tijdens meetings, in een videoboodschap of in een blog laten zien dat ze volledig achter de verandering staan en dat ze zelf de eersten zijn die er gebruik van maken. Op deze manier heeft de transitie veel meer kans van slagen.

Daarnaast zijn beheerders, security operators, ontwikkelaars en teamleiders vanaf het begin onmisbaar. Deze kunnen worden samengebracht in een Cloud Center of Excellence (CCoE). In het CCoE vindt de voorbereiding van de implementatie van cloud-services plaats, net als bijvoorbeeld scripting en de ontwikkeling van templates. Het CCoE houdt ook rekening met operationele aspecten als monitoring, kosten, beschikbaarheid en disaster recovery.

2. Zorg voor betrokkenheid van alle medewerkers en afdelingen
Een cloudtransitie slaagt alleen met maximale betrokkenheid van alle medewerkers en afdelingen. Iedereen moet weten wat er gebeurt en met welke reden. Daarom is het verstandig om regelmatig bijeenkomsten te organiseren waarin kennis wordt gedeeld over de inrichting van het cloudplatform en de migratievoortgang. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het organiseren van cloudplanningsessies, reguliere cloudstandups, overlegsessies met ontwikkelaars/testers en live kennissessies.

3. Stel een 'kanarieteam' in
Het is van belang om inzicht te hebben in wat wel en niet werkt, dit kan onder andere door één ontwikkelteam vooruit te laten lopen bij de transitie naar de cloud, een 'kanarieteam’. De naam is afgeleid van de inzet van kanaries door mijnwerkers. Als er gevaarlijke gassen vrijkwamen, kregen de kanaries daar als eerste last van en konden mijnwerkers nog snel actie ondernemen.

Een kanarieteam is opgezet met het ‘fail fast’-principe: als je snel doorhebt welke problemen gaan opspelen, kan je hierop anticiperen. Het team moet zo meer grip krijgen op de planning van de cloudtransitie en opspelende kosten. Deze scherpe focus betekent dat het team niet door bestaande patronen of systemen gehinderd wordt en zich juist kan richten op wat het beste is voor bestaande en toekomstige diensten. Verder is het team verantwoordelijk voor het detecteren en verwijderen van kinderziektes vroeg in het proces en staat het in nauw contact met de platform- en beheerteams.
Bij grote projecten verdwijnt soms het benodigde overzicht wat leidt tot onduidelijkheid, extra projecttijd en grotere kans op fouten. Door een kanarieteam te gebruiken worden deze risico’s verder gemitigeerd.

4. Communiceer over de noodzaak van de transitie
Om draagvlak te creëren onder medewerkers is het belangrijk om hen de tijd en ruimte te geven om zich voor de bereiden. Leg in duidelijke taal de noodzaak en het nut van de transitie uit en maak duidelijk wat de transitie toevoegt aan hun manier van werken.

Door medewerkers al in het beginstadium bij de transitie te betrekken, leren zij de clouddiensten en hun toekomstige nieuwe activiteiten kennen en groeit het draagvlak. Doelgerichte trainingen voor beheerders, security operators en -officers, ontwikkelaars en teamleiders zijn daarbij een must. Ook kunnen medewerkers die al bekend zijn met de cloud helpen door de voordelen ervan te laten inzien.
Beperk de communicatie echter niet alleen tot de medewerkers, maar denk ook aan partners, klanten en andere stakeholders.

5. Wees geduldig
De volledige transitie naar een cloudomgeving kost tijd, soms zelfs jaren. In een gemiddelde organisatie omarmt hooguit een derde van de medewerkers digitale veranderingen met enthousiasme. Iedere organisatie heeft ook medewerkers voor wie de transitie wat minder makkelijk gaat en meer tijd vergt. Geef die groep ook ruim de tijd om aan de verandering te wennen.