Power(apps) to the people!

In mijn vorige blog heb ik een pleidooi gehouden voor de citizen developer, de power user die een belangrijke rol vervult in de digitale transformatie door problemen op de werkvloer aan te pakken met de - vaak beperkte - middelen die hij tot zijn beschikking heeft. Dit leidt soms tot uitzonderlijke resultaten, zoals laatst bleek tijdens een Microsoft-evenement over haar Power-platform.

De spreker was Samit Saini, een beveiliger op Heathrow die kansen zag op de werkvloer en zonder enige automatiseringskennis aan de slag is gegaan met PowerApps. In heel korte tijd kwam hij met oplossingen die het bedrijf enorm veel geld en tijd bespaarden. Inmiddels is hij fulltime bezig met de ontwikkeling van apps en het lesgeven hierin aan zijn collega’s. Zie hier zijn inspirerende verhaal.

Een nieuwe kans
Dit verhaal en nog enkele andere, hebben mij bewogen om nog eens goed naar PowerApps te kijken. Ik was er al in een vroeg stadium mee in aanraking gekomen toen het nog Project Sienna heette. Een experimenteel platform voor het maken van low-code/no-code-oplossingen. Destijds was het nog zodanig onafgewerkt, incompleet en overcomplex dat ik het snel heb afgedaan als onwerkbaar. Een vergissing, zo blijkt achteraf. Na de eerste feedback is Microsoft stilletjes in de achtergrond verder gegaan met de ontwikkeling en heeft het geïntegreerd met Office 365. Dat bleek een gouden zet, want het vult op deze manier een gat op dat was ontstaan met het uitfaseren van InfoPath. InfoPath werd (en wordt nog steeds) gebruikt voor het maken van invoerschermen met complexe logica en was ook de achterliggende technologie achter aangepaste formulieren in SharePoint. PowerApps lijkt net op tijd productierijp te zijn om InfoPath te vervangen. In de meest recente versies van SharePoint is het al standaard geïntegreerd en ook in Teams kan het al gebruikt worden.

Powerapps
PowerApps afdoen als enkel een vervanging van InfoPath zou het echter zwaar tekort doen. PowerApps is veel krachtiger en flexibeler en het allerbelangrijkste: veel gebruiksvriendelijker. Schermen kun je op een visuele manier in elkaar ‘clicken’. De manier van ‘programmeren’ lijkt sterk op andere software waar de power user in het algemeen al mee vertrouwd is, Excel. Het gedrag van de applicatie voeg je toe via formules die vaak lijken of zelfs gelijk zijn aan die van Excel. 

Figuur 1 PowerApp Studio.

En dit werkt verrassend goed. Ik heb tijdens een workshop met eigen ogen gezien hoe mensen die totaal geen programmeerervaring hebben binnen een uur een werkende applicatie in elkaar hebben gezet en daar ook nog erg enthousiast over waren.

Met de juist connecties…
In de politiek en het zakenleven kun je heel veel bereiken als je maar de juiste connecties hebt, en dat is voor PowerApps niet anders. Voor toegang tot gegevens wordt gebruik gemaakt van zogenaamde ‘connectors’.

Figuur 2 Connectors.

Een connector is een gestandaardiseerde toegang tot een externe gegevensbron. Standaard zijn er al honderden beschikbaar, waaronder de eigen Microsoft-toepassingen zoals Excel, SharePoint en Azure, maar ook voor oplossingen van derde partijen, waaronder DropBox, Google Drive, Twitter en SalesForce. En als er geen standaardconnector aanwezig is voor een bron, is het altijd mogelijk om een eigen connector te schrijven. Dat valt dan wel buiten de competentie van de power user, dus daar is de IT-afdeling nodig.

Maar er is meer
Maar dat is nog niet alles, want naast PowerApps is er ook nog Flow. Flow is een workflow-oplossing waarmee je taken kunt automatiseren. Het is een goede oplossing voor notificaties, synchronisatie van bestanden, het verzamelen van gegevens et cetera. Het werkt via zogenaamde triggers, wat betekent dat je kunt instellen wanneer de flow moet gaan werken, bijvoorbeeld als een bestand op een bepaalde locatie wordt toegevoegd of op regelmatige basis zoals één keer per dag.

Figuur 3 Voorbeeld van een flow.

Het maakt scenario’s mogelijk als: stuur een notificatiemail naar mij als ons bedrijf op Twitter genoemd wordt. Of: maak een taak aan in Planner als ik een mailtje ontvang met een bepaald trefwoord in het onderwerp. De mogelijkheden zijn eindeloos.

Het maakt gebruik van dezelfde connectors als PowerApps en de ware kracht van het platform komt pas naar boven als je PowerApps en Flow combineert.

Veiligheid voor alles
Er is echter wel een gevaar. In theorie is het mogelijk om bijvoorbeeld een PowerApp of Flow te maken die de gehele inhoud van je CRM-systeem op Twitter publiceert. Gelukkig is er heel veel mogelijk om dit te voorkomen. Het Power-platform is volledig geïntegreerd in het Office 365-governancemodel. Alle PowerApps en Flows zijn centraal te monitoren en ook kun je bepaalde combinaties van connectors verbieden, zodat bovenstaand scenario in de praktijk niet gaat voorkomen.

Conclusie
Al met al ben ik heel enthousiast geworden over het platform. Waar ik in eerste instantie mijn bedenkingen had over de gebruiksvriendelijkheid en het toepassingsgebied, ben ik nu overtuigd dat dit een heel waardevolle aanvulling is op het arsenaal dat de power user tot zijn beschikking heeft. Ik zou willen dat het een paar jaar geleden al beschikbaar was geweest. Dat zou een aantal scenario’s bij een klant mogelijk gemaakt hebben die destijds niet zijn aangepakt omdat het te ingewikkeld zou worden.

Deze blog verscheen eerder op www.centric.eu/craft.