Wat is er nodig voor een succesvolle SharePoint-implementatie?

Veel SharePoint-implementaties falen tijdens of na de ingebruikname. Een belangrijke reden hiervoor is dat deze implementaties vaak vanuit technisch oogpunt worden aangevlogen.

Natuurlijk dienen de technische randvoorwaarden aanwezig te zijn en moet er een gedegen technisch onderzoek plaatsvinden, maar SharePoint is in eerste instantie voornamelijk een businessapplicatie. Dit betekent dat je vragen moet stellen als: welke doelgroep gaat het product gebruiken en hoe gaat de doelgroep het product gebruiken? De wensen en eisen daaromtrent hebben direct invloed op de technische onderlaag. Hoeveel gebruikers gaan op het platform werken? Om hoeveel data gaat het? Dient het platform onderdeel te zijn van het nieuwe werken (externe ontsluiting) of juist niet?

Ook de rol van de business tijdens en na de implementatie van SharePoint blijft vaak onderbelicht, terwijl het voor de adoptie van het product essentieel is om dit goed uit te werken. Wat heb je aan een implementatie wanneer de business geen aansluiting heeft met wat er wordt opgeleverd?
Kortom, het succes van SharePoint-implementaties is grotendeels afhankelijk van de mate waarin de business het project van start tot finish omarmt. Zorg ervoor dat de business een stuk eigenaarschap op zich neemt en zich verantwoordelijk voelt voor wat er wordt ontwikkeld.

Case
Een veel voorkomende SharePoint-case is die van een organisatie die vooral vanuit de file share-gedachte werkt en met SharePoint toe wil naar een meer beheersbare situatie. Primaire uitgangspunten zijn dan meestal:
• gebruikmaken van documentmanagement
• toepassen van versiebeheer/historie
• workflowintegratie
• samenwerken aan documenten/collaboratie
• gebruikmaken van intranetfunctionaliteit
   - nieuwsberichten
   - verjaardagen
   - activiteitenkalenders
   - et cetera

Vanuit deze case wil ik acht best practices beschrijven die mij vaak hebben geholpen.

1. Draagvlak bij stakeholders
Op managementniveau moet er een duidelijke visie zijn over het nut van SharePoint en hoe het platform gebruikt gaat worden. Welke voordelen brengt SharePoint met zich mee? Welke prioriteit krijgt de implementatie ten opzichte van andere projecten? Zodra er van bovenaf commitment is en dit helder wordt gecommuniceerd richting de rest van de organisatie, vergroot dit de bereidwilligheid om het product te gebruiken. Dit geldt vooral voor het helder communiceren van de voordelen en de wijze waarop het product moet worden gebruikt. Dit is het fundament van het project. Formuleer vanuit het project helder wat de speerpunten zijn en wat de visie vanuit het management is.

2. Denk vooruit, maar werk in kleine stappen
Zet een stip op de horizon waar je als organisatie naartoe wilt. Wat is het ultieme doel?

Maak een plan hoe je daar op termijn naar toe kunt werken en wat daarvoor nodig is. Vaak worden in de beginfases van projecten keuzes gemaakt waar later hinder van wordt ondervonden.

Begin vooral niet met het ontwikkelen van allerlei soorten functionaliteit in de allereerste oplevering van het product. Begin klein en zorg dat je snel een omgeving hebt waarin basisfunctionaliteit aanwezig is (documentmanagement/versiebeheer et cetera) en waar de organisatie direct voordeel van heeft. Pak vervolgens in kleine stappen brokken functionaliteit op en lever deze iteratief op aan de business. Vanuit ICT is er vaak veel affiniteit met het product, maar voor de business is SharePoint vaak nog een black box. Focus je als projectgroep op wat direct toegevoegde waarde heeft voor de organisatie.

3. Realiseer quick wins, concrete voordelen voor je gebruikers
Definieer de pijnpunten binnen de organisatie. Bijvoorbeeld het gebruik van versiebeheer en versiehistorie. Binnen een organisatie die nog werkt vanuit fileshares zwerven er vaak documenten binnen de verschillende shares. Versies worden genummerd in de naamgeving van het document en documenten worden nog gemaild. Allemaal zaken waardoor niemand echt weet waar een laatste versie van een document te vinden is.

Dit soort zaken kunnen snel worden opgepakt met documentmanagement in combinatie met versiebeheer, functionaliteit die standaard in SharePoint aanwezig is. Hierdoor maak je het leven van de gebruikers eenvoudiger en zien ze direct het voordeel in van het product. Dit vergroot de goodwill van de gebruikers tijdens het project, wat invloed heeft op de adoptie van het product.

4. Grafische vormgeving/huisstijl
Onder het motto het oog wil ook wat is het belangrijk de corporate huisstijl van een organisatie terug te laten komen in de omgeving. In hoeverre je dit wilt integreren, is vaak per project zeer specifiek en soms is een logo of kleurstelling al voldoende. Het geven van een ‘smoel’ aan de omgeving kan de adoptie van de oplossing positief beïnvloeden en de waarde daarvan moet zeker niet onderschat worden. Houd wel rekening met de lange termijn. Het te ver doorvoeren van een huisstijl kan in de praktijk problemen opleveren.

5. SharePoint en Office
Vaak wordt er gewerkt met Outlook. Het loont dan ook zeker de moeite om de integratiemogelijkheden tussen SharePoint en Outlook helder te communiceren. Het gebruik van SharePoint-taken\agendafunctionaliteit die te koppelen zijn aan Outlook geeft de gebruiker een goed beeld van hoe SharePoint bijdraagt aan een efficiënte werkwijze.

Vanzelfsprekend zijn er nog meer integratiemogelijkheden met Outlook, maar je moet altijd per organisatie bekijken of en hoe er met Outlook wordt gewerkt en welke integratiemogelijkheden van belang zijn om aan te stippen.

6. Plan trainingen en maak instructies
Vaak worden er binnen de organisatie key users gedefinieerd die verantwoordelijk zijn voor het gebruik/beheer van een of meerdere sites. Het is belangrijk deze groep gebruikers goed te trainen. Hoe haal ik het meeste uit de oplossing? Wat past wel en wat absoluut niet binnen het platform? En wat zijn handige tips and tricks om gebruik en inbeheername te vereenvoudigen? Vaak dienen de key-users, mits goed getraind, als eerste vraagbaak voor de gebruikers en kunnen ze een stuk workload wegnemen bij de ICT-afdeling.

Maak daarnaast instructies in de vorm van Quick Reference Cards en leg die op het bureau bij de werkplek of plaats ze op SharePoint. Deze instructies dienen als naslagwerk en moeten antwoord geven op veelgestelde vragen. Hoe plaats ik een document in een bibliotheek? Hoe deel ik documenten met mijn collega’s? Hoe maak ik een nieuwe versie aan of verwijder ik een versie? Wat daarnaast goed werkt, zijn korte video’s waarin de meest voorkomende handelingen binnen de oplossing worden getoond.

7. Begeleiding
Zorg ervoor dat de projectgroep tijdens en na de ingebruikname zichtbaar en beschikbaar is om kinderziektes snel te verhelpen. Het loont om wekelijks een of meerdere dagdelen aanwezig te zijn voor het beantwoorden van vragen vanuit de business. De lengte van de zogeheten inloopmomenten is afhankelijk van de organisatie en het kennisniveau/affiniteit met het product.

Ook helpt het om filmmateriaal te maken vanuit de FAQ-gedachte en deze op de landingspagina te plaatsen. Zorg er wel voor dat er geregeld nieuwe content beschikbaar is, zodat de gebruiker getriggerd blijft om de pagina te bezoeken. ICT kan hierbij helpen door virtuele momenten te creëren waarop het projectteam beschikbaar is om vragen te beantwoorden. Dit kan bijvoorbeeld door Skype for Business beschikbaar worden gesteld. Zorg er wel voor dat de inbeheername van de oplossing door de organisatie zo snel mogelijk gebeurd.

8. Communicatie
Zorg ervoor dat er door de juiste mensen binnen de organisatie transparant wordt gecommuniceerd richting de business. Houd ze up-to-date over zaken als planning en oplever- en testmomenten. Geef aan wat er van hen wordt verwacht en wanneer.

Ook is het belangrijk dat je, vooral in het geval van grotere organisaties, af en toe aanwezig bent op een afdelingsoverleg om vanuit het projectteam persoonlijk een update te geven. Hierdoor wordt de betrokkenheid en de uiteindelijke adoptie vergroot en kun je direct de sfeer peilen ten opzichte van de implementatie.

Conclusie
Kortom, bouw een goede infrastructuur en informatiearchitectuur die aansluit bij de organisatie, communiceer met de business en train de gebruikers. En houd de oplossing toekomstbestendig en ‘schoon’. Hiermee bedoel ik: zorg ervoor dat er waar nodig retentiebeleid (bewaartermijnen voor documenten) wordt gebruikt. Archiveer sites wanneer deze niet meer gebruikt worden, bijvoorbeeld na negentig dagen inactiviteit en zorg dat er structuur blijft binnen de omgeving. Het is belangrijk dit beleid van bovenaf op te leggen, omdat je er niet vanuit kunt gaan dat gebruikers zelf zaken opruimen/opschonen. Want laten we wel zijn, in de praktijk kom je dit zelden tegen.

Zoals ik in het begin al aangaf, is een SharePoint-implementatie niet alleen een technische aangelegenheid, maar vooral een businessaangelegenheid. Zeker als je kijkt naar de adoptie van de oplossing. Ga daarom niet voor een big bang, maar pak functionaliteit stap voor stap op. En pas je aanpak aan op de organisatie die je bedient. Business is key in het laten slagen van de implementatie en software alleen is nooit de oplossing!

Deze blog verscheen eerder op www.centric.eu/craft
Nils Freriksen is werkzaam bij Centric en actief als Craft Expert.